Как вести учет договоров

[mick_777]

Реализован ли он вообще
и как с этим бороться.

[Андре]

Может быть средствами стандартного документооборота ?

Создаете свой тип документа, например - договор на закупку. К каждой закупке можно присоединить этот договор. При формировании договора данные о закупке будут переноситься в заранее подготовленный шаблон Word или Excel.

[mick_777]

Все это хорошо, но нужен КОНТРОЛЬ исполнения договоров
контроль в плане сумма, количество, сроки и т.д.

[Valery]

Чем не устраивает контроль исполнения сумм, количеств и сроков в закупках и заказах?

[glibs]

А не могли бы вы уточнить, как этот контроль осуществляется?

Например, я хочу видеть, какие счета по заказу Х поставщиком оплачены, а по каким он мне еще должен деньги. Именно в разрезе заказов, а не по поставщику в целом. При этом желательно видеть даты и условия платежа. Возможно, отфильтровать счета, которые должны быть оплачены завтра-послезавтра.

А по договорам хотелось бы видеть все платежи и поставки. Например, договор на год, в нем 3 платежа и 5 поставок. Можно ли увидеть «финансовое состояние» договора на определенный момент времени?

С уважением,

[Valery]

Есть разные варианты.
Например
В Заказе можно посмотреть "сопоставление открытых проводок" - полная картина счетов, выставленных клиенту по данному заказу, и платежей от него, в т.ч. и условия оплаты, и информация до какого числа счет должен быть оплачен с возможностью фильтрации
Другой вариант - задавать договор кодом аналитики, тогда проводки по поставщику, отфильтрованные по данному коду аналитики, дадут
состояние по данному договору.
В общем, все это стандартная функциональность. Стоит посмотреть демо-версию или почитать руководство пользователя

[MBurachkov]

В стандартной Axapta варианта 2:

1. Считать, что заказ это и есть договор. Понятно, что кредиторку/дебиторку в этом случае надо писать. Так же возникает проблема с предоплатами по договору.

2. Создать вместо одного контрагента несколько - по количеству договоров. При этом надо следить за нумерацией. Например, код ПОСТАВЩИК. Вместо него делаем ПОСТ01 - договор1, ПОСТ02 - договор 2 и т.д. Можно не нумеровать, а назвать по виду договора. ПОСТмат (матриалов), ПОСТусл (услуг) и т.п.
Минусы данной схемы очевидны. Плюсы тоже - кредиторка работает сама и у каждого такого поставщика можно делать свои договорные условия

[Vals]

Как верно здесь было замечено, в договоре важны его условия и предмет. Когда говорят:"Нужно учесть договора". То не имеют ввиду подсчитать количество бумаги, а отследить, проконтролировать, изменить и проч. условия, параметры договора. Причём формализованные параметры и условия. Итак суть важно несколько отойти от привычного термина "Договор" и разобраться в предлагаемой идеологии Аксапты.
Что нам предлагает Аксапта? (кратко)
Заказ:
типы заказа от журнала до контракта
условия: дата поставки, способ поставки, условия поставки, грузополучатель, грузоотправитель, условия оплаты, способ оплаты, перечень всевозможных скидок и т.д. Начисление штрафов. Т.е спрогнозировать Cash-flow есть возможность
Аналитика по группам продавцов, стандартная аналитика.
Тип Контракт приходит на помощь, когда договор "многоликий" условия изменяются и проч....каждая отгрузка может осуществляться с разными условиями.
Аналогично с закупками, только нет типа закупки контракт, сдедовательно можно ассоциировать Закупки(впрочем как и заказ) с договорм.
В процессе отслеживания параметров исполнения обязательств может возникнуть потребность в отчётах, но это ведь не проблема

[Shura]

В продолжение вопроса от Glibs

Если компания имеет сложную структуру, например
Отдел закупки или сметно-договорной отдел - в обязанности которого входит взаимодействие с поставщиком, при этом это как правило люди совсем далекие от учета, их обязанность - своевременные поставки.
Бухгалтерия - в обязаности которой входит ведение учета, причем исходя из объема документооборота, одни бухгалтера обрабатывают банк, другие ведут расчетов с поставщиками/подрядчиками.
И какой-нибудь финансово-аналитический отдел, в чьи обязаности входит следить чтобы не наступали какие-либо санкции по договору.

И наступают следующие ситуации
Мы проплатили аванс. Бухгалтера провели и забыли на время. Закупщикам необходимо знать когда и как, чтобы наседать на поставщика. Финансистам надо знать, а когда же наступят штрафнуе санкции. Как в этом случае все получат интересующую их информацию?

Мы оплатили частично поставки, которых было 3. Бухгалтер на банке провел это все на поставщика и забыл. Бухгалтер по расчетам с поставщиками сопоставление еще не провел (например в середине месяца взял 3-4 отгула), ему это не сильно критично. Закупщику звонит похожий на него работник поставщика с вопросом "Где мои деньги"? Финансистам необходимо отчитаться перед руководством о нашем текущем состоянии. Как в этом случае?

Как бы напрашивается предложение добавить в платежные документы поле что-то вроде "Договор" и в него вносить или номер Закупки или Заказа. Но что делать в таком случае с авансами по нескольким договорам? Или оплате векселями по нескольким догорам?

С уважением,

[MBurachkov]

2Shura
"Такие вопросы с кандачка не решаются..." Про векселя можно, вообще, диссертацию писать. При сложной структуре договоров и разветвлённости организации необходимо детально изучать вопрос и только потом принимать решение что делать - писать новый функционал, переписывать экраны ввода, вешать решение на принципы кодировки и т.д.
Кстати, написать грамотную кредиторку или дебиторку, чтоб учитывала различные варианты группировок, сортировок и валют - задача не из лёгких.

[Valery]

Цитата:

Изначально опубликовано Shura
В продолжение вопроса от Glibs


... Бухгалтер по расчетам с поставщиками сопоставление еще не провел (например в середине месяца взял 3-4 отгула), ему это не сильно критично....
,

Действительно, типичный случай, когда бухгалтера настроены на отчетность, а не на оперативную деятельность.
Но это не проблема информационной системы. Если вас не устраивает предлагаемое аксаптой автоматическое сопоставление, то позаботтесь о том, чтобы бухгалтер, уходя в отгул, оставлял вместо себя подмену.

[GeorgeVk]

У нас тоже стоит проблема учета договоров и предложенный в Axapta механизм показался недостаточно наглядным.
Мы решаем ее путем разделения дебиторских карточек на титульные и договорные. В титульных карточках храниться описание дебитора, удобное для продавца, а в договорной карточке собственно параметры договора. Через добавленное поле "титул" в договорных карточках осуществляется связь один-ко-многим между титульной карточкой и договорными карточками. Для титульной карточки заблокированы все проводки - операции проводятся только по договорным. При работе с дебиторской картотекой пользователь в первую очередь получает доступ к титульным карточкам, а потом, выбрав нужную титульную карточку, к договорным, относящимся к этой титульной карточке.
На мой взгляд, такое решение несет достаточно небольшое количество модификаций стандартной функциональности, с другой стороны, позволяет решить практически все вопросы, связанные с учетом договоров.

С уважением

[Pavel]

Цитата:

Изначально опубликовано GeorgeVk
Мы решаем ее путем разделения дебиторских карточек на титульные и договорные. В титульных карточках храниться описание дебитора, удобное для продавца, а в договорной карточке собственно параметры договора.

Есть опыт аналогичных решений (только с заказами, типа рамочный договор и поставки по нему).

Есть и иные решения, например:
- создали новый справочник "Реестр договоров" с необходимыми атрибутами и ссылками на другие справочники системы (подразделение, ответственный, валюта, контрагент и т.п.)
- вывели ссылку "Номер записи в реестре" в необходимые справочники (журнал ГК, поставщики/клиенты, заказы/закупки, векселя, персонал, операции и т.д.)
- создали отчет по исполнению договоров (в шапке атрибуты договора ниже операции по нему)
- создали справочник "События по договору" (переговоры, переписка и т.п.)
- в справочнике договоров есть ссылка на оригинал (позволяет из системы открыть электронную версию договора)
- оригиналы договоров или отсканированные версии сохраняются в специальных директориях по видам и правам доступа
и т.п.

Перечислять долго, однако, реализация достаточно тривиальная.

[vleg]

Кстати, подобная реализация существует в российской Аксапте, начиная с четвертого пакета обновления (примерно с сентября 2002). Вот цитата из описания новых возможностей:

"Договоры. Ведение договоров компании с клиентами и поставщиками в виде структурированных юридических реквизитов и условий оплаты. Возможность указания договоров в заказах, закупках, журналах оплат и ГК. Имеется автоматическое сопоставление и генерация платежей по договору. Возможно сопоставление задолженности в разрезе договоров (а также счетов-фактур). "